División de Gestión Documental

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¿Qué hace la División de Gestión Documental?

Ejecuta todas las actividades encaminadas a la conservación y preservación de la memoria institucional, garantizando el fácil acceso a la información pública del patrimonio documental por parte de los grupos de interés.

Misión

Planear, administrar, organizar y controlar de manera oportuna el manejo de la documentación e información producida y recibida en virtud de las funciones desarrolladas por las Unidades Académico Administrativas de la Universidad Militar Nueva Granada desde su origen hasta su disposición final, para garantizar la protección del patrimonio documental de la Universidad y facilitar su utilización y fácil acceso, así mismo la conservación y preservación en cumplimiento de normas relacionadas y políticas definidas al interior de la Universidad.

Visión

La División de Gestión Documental será reconocida a nivel institucional por fortalecer la cultural archivística en cada uno de los funcionarios, así mismo por aportar a la trasformación digital con el uso de las tecnologías, fortaleciendo el cumplimiento de la normatividad archivística vigente y dando cumplimiento a la implementación de los instrumentos archivísticos, garantizando el acceso y difusión del patrimonio documental.

Funciones

Comunicaciones Oficiales

Gestión centralizada y normalizada de la recepción, radicación, distribución y trámite de las comunicaciones oficiales internas y externas de la Universidad.

Velar por la producción, recepción, distribución, verificación, radicación, registro, seguimiento, conservación y consulta de las comunicaciones oficiales.
Recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite mediante mensajería interna y externa, correo electrónico u otros medios.
Garantizar la transparencia: numeración en estricto orden de recepción, sin números reservados, repetidos, enmendados o tachados.
Numerar de manera consecutiva los actos administrativos —solo si están debidamente firmados— llevando controles, consultas y reportes.
Elaborar planillas, formatos y controles manuales o automatizados que certifiquen la recepción de los documentos.
Supervisar que la empresa de mensajería cumpla los tiempos de entrega, devolución y guía establecidos en el contrato.
Coordinar con la Secretaría Privada la entrega de invitaciones de Rectoría, y el envío de revistas, folletos, tarjetas y muestras (DNA).
Asegurar la integridad del documento durante todo su ciclo y contribuir a la ejecución del PGD y del Plan de Conservación Documental.

Archivo Central y Preservación

Planificación, dirección, normalización y control de las actividades archivísticas institucionales, y custodia y conservación del Archivo Central.

Salvaguardar la memoria histórica institucional y velar por su conservación y preservación a largo plazo.
Administrar, salvaguardar y custodiar la documentación proveniente de los archivos de gestión, disponible para consulta, investigación y funciones académico-administrativas.
Impartir los lineamientos del Archivo General de la Nación (AGN) y velar por su estricto cumplimiento por parte de productores y responsables documentales.
Facilitar y guiar la consulta y reprografía de los documentos del archivo central, llevando el control del préstamo.
Verificar y realizar las transferencias documentales según las Tablas de Retención Documental (TRD) y el cronograma de transferencias.
Velar por el cumplimiento de la normatividad vigente en gestión documental establecida por el AGN.
Garantizar la implementación del Plan de Conservación Documental en el Archivo Central.

Instrumentos Archivísticos

Elaborar y/o actualizar, presentar para aprobación e implementar los instrumentos archivísticos que apoyan la gestión documental de la Universidad.

CCD

Cuadro de Clasificación Documental

TRD

Tabla de Retención Documental

PGD

Programa de Gestión Documental

PINAR

Plan Institucional de Archivos

TVD

Tabla de Valoración Documental

Inventario Documental del Archivo Central
Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos
Banco terminológico de tipos, series y sub-series documentales
Mapas de procesos, flujos documentales y descripción de funciones de las unidades
Tablas de Control de Acceso (derechos, restricciones y seguridad)

Y las demás funciones que le sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño y la naturaleza de la División.

GD-GD-P-9
Procedimiento de Valoración Documental
GD-GD-P-10
Procedimiento de Organización Documental
GD-GD-P-2
Procedimiento de Planeación Documental
GD-GD-P-3
Procedimiento de Producción Documental
GD-GD-P-4
Procedimiento de Gestión y Trámite de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas
GD-GD-P-5
Procedimiento de Transferencias Documentales
GD-GD-P-6
Procedimiento de Disposición Final de Documentos
GD-GD-P-7
Procedimiento de Control y Préstamo de Expedientes
GD-GD-P-8
Procedimiento de Preservación Documental a Largo Plazo

Repositorio Normativo del Archivo General de la Nación

División de Gestión Documental

Documentos

Normatividad General

LEY 594 DE 2000 "Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones".

LEY 594 DE 2000
LEY 1409 DE 2010 "Por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la Archivística, se dicta el Código de Ética y otras disposiciones".

LEY 1409 DE 2010
ACUERDO 05 DE 2013 "Por el cual se cumplen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones y se dictan otras disposiciones. Art. 20. utilización de medio".

ACUERDO 05 DE 2013
DECRETO 0106 DE 2015 "Por el cual se reglamenta el título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de vigilancia, vigilancia y control a los archivos de las entidades del estado y los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones".

DECRETO 0106 DE 2015
DECRETO 1080 DE 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura".

DECRETO 1080 DE 2015
ACUERDO 001 DE 2024 ¿Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.

ACUERDO 001 DE 2024

Normatividad Interna

RESOLUCIÓN 0016 DE 2018 "Por el cual se crea el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Universidad Militar Nueva Granada".

RESOLUCIÓN 0016 DE 2018
CIRCULAR 003 de 2020 Gestión Documental.

CIRCULAR 003 de 2020
RESOLUCIÓN No. 258- 2021 "Por la cual se adopta la Política de Gestión Documental".

RESOLUCIÓN No. 258- 2021
RESOLUCIÓN No. 712 de 2021 "Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental (TRD) y se aprueba su aplicación e implementación en la UMNG".

RESOLUCIÓN No. 712 de 2021
DIRECTIVA 002 de 2021 Intervención Archivística Archivos de Gestión.

DIRECTIVA 002 de 2021

Instrumentos gestión de información pública

Programa de Gestión Documental

Programa de Gestión Documental
Tabla de Retención Documental

Tabla de Retención Documental
Cuadro de clasificación documental

Cuadro de clasificación documental
Sistema de Gestión Documental

Sistema de Gestión Documental

División de Gestión Documental

Eliminación Documental

Gestión centralizada y normalizada de la recepción, radicación, distribución y trámite de las comunicaciones oficiales internas y externas de la Universidad.

La eliminación documental es un procedimiento archivístico mediante el cual se aplica la disposición final de eliminación establecida en las Tablas de Retención Documental (TRD) o Tablas de Valoración Documental (TVD), respecto de aquellos documentos que han cumplido los tiempos de retención definidos y que, de acuerdo con el proceso de valoración documental, no poseen valores secundarios que justifiquen su conservación permanente.

En cumplimiento de lo establecido en el artículo 4.5.4 del Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación, la Universidad Militar Nueva Granada pública en este espacio los inventarios documentales correspondientes a los procesos de eliminación documental aprobados por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, con el fin de garantizar la transparencia, la participación ciudadana y la protección del patrimonio documental.

De conformidad con la normatividad vigente, los inventarios de los documentos propuestos para eliminación permanecerán publicados por un período de sesenta (60) días hábiles, durante el cual los ciudadanos podrán presentar observaciones ante la Universidad, el Consejo Territorial de Archivos competente o el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.