División de Gestión Documental

Misión – Proposito

Planear, administrar, organizar y controlar de manera oportuna el manejo de la documentación e información producida y recibida en virtud de las funciones desarrolladas por las Unidades Académico Administrativas de la Universidad Militar Nueva Granada desde su origen hasta su disposición final, para garantizar la protección del patrimonio documental de la Universidad y facilitar su utilización y fácil acceso, así mismo la conservación y preservación en cumplimiento de normas relacionadas y políticas definidas al interior de la Universidad.

Visión

La División de Gestión Documental será reconocida a nivel institucional por fortalecer la cultural archivística en cada uno de los funcionarios, así mismo por aportar a la trasformación digital con el uso de las tecnologías, fortaleciendo el cumplimiento de la normatividad archivística vigente y dando cumplimiento a la implementación de los instrumentos archivísticos, garantizando el acceso y difusión del patrimonio documental.

Funciones

1. Velar por la correcta producción, recepción, distribución, verificación, radicación, registro, seguimiento, conservación y consulta de las comunicaciones oficiales internas y externas de la Universidad.
2. Gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones oficiales internas y externas.
3. Contribuir a la ejecución de los procedimientos establecidos en el programa de gestión documental y al Plan de Conservación Documental, integrando a los procesos que se ejecutarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
4. Recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones oficiales, mediante servicios de mensajería interna y externa, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los grupos de interés.
5. Velar por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos.
6. Elaborar planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios y destinatarios competentes.
7. Coordinar con la Secretaría Privada, la entrega de las invitaciones de Rectoría a los diferentes eventos.
8. Supervisar que la empresa de mensajería encargada de la correspondencia enviada por la Universidad, cumpla con los tiempos establecidos en el contrato para la entrega, devolución y guía de la misma.
9. Coordinar con el contratista el envío de revistas, periódicos, folletos, tarjetas, muestras de tejidos de vegetales (DNA) y demás necesidades que tenga la Universidad.
10. Realizar la numeración de actos administrativos de manera consecutiva llevando los controles necesarios y atendiendo las consultas y los reportes requeridos.
11. Velar porque no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para tal efecto.
12. Asegurar la integridad de los documentos desde el momento de su producción, recepción, distribución, verificación, radicación, registro, seguimiento y consulta.

Las demás que le sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño y naturaleza de la División.